这是为第二单元“时间管理”所设计的作业,第二单元第5-7章:包括提高效率,规划时间和克服障碍。
一、作业指导:
做此次大作业前,你应该回顾一下本单元讲述的内容。本单元首先讲述了你如何检验自己生活中遇到的五种平衡关系,利用时间跟踪表检查你是否保持了平衡,特别是生活和工作中的平衡关系。根据你的时间利用效率,按照紧迫性/重要性矩阵中讲述的任务和工作的特点,制定自己的工作计划和生活计划。最后针对自己的工作效率,专门讲述了如何提高自己利用时间的效率。
本大作业分为三部分:
1、详细计划一天的工作;
2、执行计划;
3、回顾计划并提出改进建议。
二、作业解读
第一部分: 计划
这一部分就是为一个工作日制定出一个切实可行的计划。
首先,列出你要做的所有的事并按轻重缓急将其排列,如果可能,列出一份时间表,这部分应该参考本单元第6章中紧迫性/重要性矩阵,排列出工作任务的优先顺序;
在你的计划中写下一天之中最主要的目标;比如说写完一个将要上交的报告、与员工进行协商工作条件的事、会见一个重要的客户等。
安排时间贯彻你的优先级为B的工作,这里涉及到任务的优先级别A、B、C、D,首先划分出任务的优先级别;
决定把一件或多件任务分配给其他人;
给任务以时限;
执行计划。如果可能,在计划上做注释。
下面的表格是一个制定计划的表格,这个表格中
当日的目标:指当日按照优先级别写出的任务的。
行动:指采取怎样的措施完成这个目标。
时间:指规定的时限。
说明:指在执行计划的过程中需要做出的说明和注释。
表 当日的计划
可参照课本上的例子。
第二部分: 完成计划
贯彻当天已制订好的计划,只要有可能就执行你的计划,按照计划的安排,完成一天的工作。
第三部分: 回顾
在一天的工作结束时,回顾你的计划并问自己以下问题:
1、我达到了主要的目标了吗?如果没有,为什么?
原因其实是多方面的,可能是做的目标不符合smart目标,不能测量和比较;或者解决问题的紧迫性/重要性没有确定;或是计划安排不当等原因。
2、我把所有工作都做完了吗?如果没有,哪儿出了问题?
可能是时间利用效率不高,这种原因你可以参照本单元第5章关于时间利用的效率的测试。
3、我做了什么使得计划完成得不错?
确定任务优先级,保持良好的平衡等都可以帮助你完成计划。
4、我做了什么使计划没有完成?
与上述的答案相反的事情。
5、在完成优先级为B的工作时,我是否可以不被打扰?
最好不要被打扰,但是如果是一些非得你解决的问题,你就应该必须去解决,这要根据具体情况而定。
6、我把一项或多项工作委派或分配给别人了吗?
这里涉及到一个有效的团队领导应该学会授权,把一些常规性的工作和例行公事的工作交给下属去办,这样就能节约很多时间去做更重要的事情。
7、工作委派或分配是怎样奏效的?
是否奏效你可以参照第7章中的"不要浪费时间"的内容。
8、我如何才能改进自己的计划以及以后的工作方式?
对照上面的回答提出自己的建议。
总结:
此练习通过实际制定并执行某天的工作计划及分析执行结果来检验学习成果,如果你已经具备时间管理的能力,你将会发现一切轻车熟路;在工作实践中要持之以恒地进行时间管理,把它提升到工作能力的高度。
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